Arbeitszeiterfassung: die Pflichten des Arbeitgebers nach dem BAG-Urteil
Wie muss die Zeiterfassung funktionieren? Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt? Was gilt im Homeoffice? Als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten erfassen. Pauschale Eintragungen genügen dafür nicht.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Die Richter stützten sich dabei auf die Schutzpflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und setzten damit das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18) um. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden und Pausen.
Seither ist die Pflicht klar, die Ausgestaltung war es lange nicht. Das ändert sich gerade: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der die tägliche, taggleiche und grundsätzlich elektronische Erfassung vorschreibt und Verstöße erstmals mit spürbaren Bußgeldern belegt.
Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das zusätzlichen Aufwand und zusätzliches Haftungsrisiko. Als Rechtsanwälte für Arbeitsrecht zeigen wir Ihnen, wie Sie die Vorgaben rechtssicher umsetzen und welche Spielräume Ihnen dabei bleiben.
Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle vom 18. Juni 2026
Der Koalitionsvertrag 2025 hatte eine gesetzliche Regelung angekündigt, der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 setzt sie um. Er ist noch nicht geltendes Recht, zeigt aber die Richtung deutlich. Vorgesehen sind insbesondere:
- Tägliche und vollständige Erfassung: Für jeden Beschäftigten sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festzuhalten.
- Taggleiche Aufzeichnung: Die Erfassung muss am Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Eine längere Frist von bis zu sieben Kalendertagen ist nur über Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder schriftliche Einzelvereinbarung möglich.
- Elektronische Form: Ein bestimmtes System wird nicht vorgeschrieben. Terminal, App oder Tabellenkalkulation genügen, solange die Daten elektronisch vorliegen.
- Verantwortung: Die Erfassung kann an Beschäftigte oder Dritte delegiert werden, verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
- Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre.
- Auskunftsrecht: Beschäftigte können jederzeit Einsicht und eine Kopie ihrer Aufzeichnungen verlangen. Für Jugendliche gilt dies auch zugunsten der Erziehungsberechtigten.
- Kürzerer Ausgleichszeitraum: Mehrarbeit über 48 Wochenstunden ist künftig binnen vier statt sechs Monaten auszugleichen.
- Kein Ruhezeit-Opt-out mehr: Die tarifliche Unterschreitung der Mindestruhezeit soll entfallen, weil die EU-Arbeitszeitrichtlinie sie nicht zulässt. Bestehende Tarifverträge müssen angepasst werden.
- Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Statt der täglichen Grenze kann per Tarifvertrag, oder auf dessen Grundlage per Betriebsvereinbarung, eine wöchentliche Grenze vereinbart werden, wenn der Gesundheitsschutz durch besondere Maßnahmen gewährleistet bleibt.
Stand des Verfahrens: Der Entwurf hat unmittelbar nach Veröffentlichung erhebliche Kritik aus Wirtschaftsverbänden, dem Mittelstand und den Regierungsfraktionen ausgelöst. Änderungen im parlamentarischen Verfahren sind wahrscheinlich, und auch der Bundesrat ist zu beteiligen. Bis zum Inkrafttreten dürften noch Monate vergehen. Nutzen Sie diese Zeit für die Vorbereitung, denn die Erfassungspflicht selbst gilt bereits heute.
Übergangsfristen und Ausnahmen von der elektronischen Form
Der Entwurf sieht gestaffelte Übergangsfristen vor, die sich an der Betriebsgröße orientieren. Sie betreffen ausschließlich die Form der Erfassung, nicht die Pflicht als solche.
- Alle Arbeitgeber: Im ersten Jahr nach Inkrafttreten darf weiterhin nichtelektronisch erfasst werden.
- Weniger als 250 Beschäftigte: zwei Jahre Zeit für die Umstellung.
- Weniger als 50 Beschäftigte: fünf Jahre Zeit.
- Bis zu zehn Beschäftigte und Privathaushalte: dauerhaft von der elektronischen Form befreit, hier bleibt die Aufzeichnung in Papierform zulässig.
- Tarifgebundene Arbeitgeber können unabhängig von der Betriebsgröße per Tarifvertrag oder darauf gestützter Betriebs- beziehungsweise Dienstvereinbarung dauerhaft eine nichtelektronische Aufzeichnung vereinbaren. Nicht tarifgebundene Arbeitgeber können solche Regelungen im jeweiligen Geltungsbereich übernehmen.
Erleichterung bei der Aushangpflicht: Das Arbeitszeitgesetz muss künftig nicht mehr dauerhaft im Betrieb ausgehängt werden. Es genügt, es auf Nachfrage oder zu bestimmten Anlässen bereitzustellen, etwa bei Neueinstellungen oder wesentlichen Gesetzesänderungen.
Ein Hinweis, der in der Praxis oft untergeht: Wer heute noch gar nicht erfasst, kann sich auf keine dieser Fristen berufen. Sie verschaffen nur denen Luft, die bereits erfassen und lediglich auf ein elektronisches System umstellen müssen.
Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit und Homeoffice
Die häufigste Sorge in der Praxis lautet: Ist Vertrauensarbeitszeit damit am Ende? Nein. Das Modell bleibt zulässig, auch nach dem Referentenentwurf. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Sie auf die Vorgabe von Lage und Verteilung der Arbeitszeit verzichten, nicht dass keine Aufzeichnung erfolgt.
Wenn Sie die Erfassung an die Beschäftigten delegieren und auf eine inhaltliche Kontrolle der vereinbarten Arbeitszeit verzichten, müssen Sie dennoch sicherstellen, dass Sie von Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten Kenntnis erlangen. Geeignete Mittel sind:
- automatische Warnmeldungen des Systems bei drohender Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder Unterschreitung der elfstündigen Ruhezeit
- stichprobenartige Auswertungen der Aufzeichnungen
- klare Regelungen zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit
- Schulung der Führungskräfte, damit Verstöße nicht stillschweigend hingenommen werden
Homeoffice und mobile Arbeit bleiben ebenfalls möglich. Auch dort gilt die Erfassungspflicht uneingeschränkt, denn der Arbeitsschutz endet nicht an der Bürotür. Praktisch führt das zu einer Erfassung über Web- oder App-Lösungen. Regeln Sie zugleich, wie Fahrt-, Rüst- und Reisezeiten behandelt werden, denn das ist eine typische Quelle späterer Überstundenstreitigkeiten.
Wichtig: Vertrauen entbindet nicht von der Überwachungspflicht. Wer weiß oder wissen müsste, dass Beschäftigte regelmäßig die Höchstarbeitszeit überschreiten, muss eingreifen.
Leitende Angestellte, Außendienst und besondere Beschäftigtengruppen
Für welche Gruppen die Pflicht gilt, ist eine der praktisch wichtigsten Fragen.
- Außendienst und Montage: Erfasst wird die gesamte Arbeitszeit, auch außerhalb des Betriebs. Der Europäische Gerichtshof hat bereits entschieden, dass bei Beschäftigten ohne festen Arbeitsort auch die Fahrt von der Wohnung zum ersten und vom letzten Kunden zur Wohnung Arbeitszeit ist.
- Leitende Angestellte: Das Arbeitszeitgesetz findet auf sie nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG keine Anwendung. Ob die arbeitsschutzrechtliche Erfassungspflicht dennoch greift, ist nicht abschließend geklärt. Der Begriff ist zudem eng: Wer nicht selbständig einstellen und entlassen darf oder keine Generalvollmacht hat, ist regelmäßig kein leitender Angestellter im Rechtssinne, auch wenn die Visitenkarte etwas anderes sagt.
- Geringfügig Beschäftigte: Hier gilt zusätzlich § 17 MiLoG mit Aufzeichnung binnen sieben Tagen und zweijähriger Aufbewahrung.
- Jugendliche: Nach dem Entwurf sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ausdrücklich zu erfassen, mit Auskunftsrecht auch für die Erziehungsberechtigten.
- Freie Mitarbeiter: Für echte Selbständige gilt die Pflicht nicht. Vorsicht ist dennoch geboten: Wer sie faktisch wie Arbeitnehmer einsetzt, riskiert eine Scheinselbständigkeit mit erheblichen Nachforderungen der Sozialversicherung.
Im Zweifel ist die Erfassung der sicherere Weg. Sie kostet wenig und entlastet Sie im Streit über Überstunden und bei Betriebsprüfungen.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Hier wird die Rechtslage häufig verkürzt dargestellt. Zu unterscheiden sind das Ob und das Wie.
Kein Initiativrecht beim Ob: Genau darum ging es im Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Der Betriebsrat kann die Einführung eines Zeiterfassungssystems nicht erzwingen, weil bereits eine gesetzliche Pflicht besteht und das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 BetrVG nur gilt, soweit keine gesetzliche Regelung vorliegt.
Volle Mitbestimmung beim Wie: Die konkrete Ausgestaltung ist mitbestimmungspflichtig. Das betrifft insbesondere:
- die Auswahl und Einführung eines technischen Systems, das zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
- Regelungen zu Lage und Verteilung der Arbeitszeit sowie zu Gleitzeitrahmen und Pausen (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG)
- Maßnahmen des betrieblichen Arbeitsschutzes im Rahmen der gesetzlichen Ausfüllungsspielräume (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG)
- Ordnungsfragen wie Buchungsregeln, Korrekturverfahren und Sanktionen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG)
Einsichtsrecht: Nach § 80 Abs. 2 BetrVG kann der Betriebsrat die Arbeitszeitaufzeichnungen einsehen, soweit er sie zur Aufgabenerfüllung benötigt. Der Referentenentwurf hebt dieses Recht ausdrücklich hervor.
Eine Betriebsvereinbarung ist der praktisch sicherste Weg. Sie schafft Rechtsklarheit, regelt zugleich den Datenschutz und verhindert, dass ein Einigungsstellenverfahren die Einführung verzögert.
Datenschutz bei der Zeiterfassung
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist regelmäßig § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 DSGVO, weil die Erfassung zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erforderlich ist. Beachten sollten Sie insbesondere:
- Datenminimierung: Erfasst wird nur, was für Arbeitszeit und Arbeitsschutz erforderlich ist. Standortdaten, Screenshots oder Tastaturprotokolle gehören nicht dazu und sind als Leistungskontrolle regelmäßig unzulässig.
- Biometrie: Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Ohne zwingenden Grund und ohne zumutbare Alternative ist der Einsatz kaum zu rechtfertigen. Eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist wegen des Abhängigkeitsverhältnisses angreifbar.
- Zweckbindung: Daten, die zur Arbeitszeitkontrolle erhoben wurden, dürfen nicht ohne Weiteres für Leistungsbewertungen oder Kündigungen verwendet werden.
- Löschfristen: Aufbewahrung mindestens zwei Jahre nach dem Entwurf, danach ist zu löschen, soweit keine anderen Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Auftragsverarbeitung: Bei Cloud-Lösungen ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich, ebenso eine Prüfung des Serverstandorts.
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei systematischer Überwachung kann sie nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein.
Binden Sie die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten früh ein und regeln Sie Zugriffsrechte, Korrekturverfahren und Löschung möglichst in derselben Betriebsvereinbarung, die auch die Zeiterfassung regelt.
Rechtsfolgen bei Verstößen
Für die Überwachung sind die Arbeitsschutzbehörden der Länder zuständig, in der Regel die Ämter für Arbeitsschutz oder die Gewerbeaufsicht.
Nach geltendem Recht: Das Arbeitsschutzgesetz sanktioniert die fehlende Zeiterfassung nicht unmittelbar. Die Behörde kann jedoch eine vollziehbare Anordnung erlassen. Wer dagegen verstößt, riskiert nach § 25 ArbSchG eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro, und zwar wiederholt, solange der Zustand andauert. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes können nach § 22 ArbZG ebenfalls mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden, vorsätzliche Gefährdungen sind nach § 23 ArbZG sogar strafbar.
Nach dem Referentenentwurf: Verstöße gegen die Erfassungspflicht werden ausdrücklich bußgeldbewehrt, mit einem Rahmen von bis zu 50.000 Euro. Erfasst sind unter anderem eine fehlende, unrichtige, unvollständige, formwidrige oder verspätete Aufzeichnung, die Verletzung der zweijährigen Aufbewahrungspflicht sowie die Verweigerung von Auskunft oder Kopie gegenüber Beschäftigten.
Das größere Risiko liegt oft woanders: Im Überstundenprozess trägt zwar weiterhin die klagende Person die Darlegungs- und Beweislast für geleistete und veranlasste Überstunden, wie das Bundesarbeitsgericht am 4. Mai 2022 (Az. 5 AZR 359/21) klargestellt hat. Fehlen aber jegliche Aufzeichnungen, wird es für Sie erheblich schwerer, substantiiert zu bestreiten. Hinzu kommen Nachforderungen bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung und beim Zoll sowie Haftungsrisiken der Geschäftsleitung nach § 130 OWiG.
Wie wir Sie unterstützen
Wir begleiten Sie als Arbeitgeber bei der rechtssicheren Einführung und Anpassung der Arbeitszeiterfassung. Mit langjähriger Praxiserfahrung beraten wir Sie dazu, worauf es in Ihrem Betrieb ankommt, denn für Arbeitnehmer, leitende Angestellte, Außendienst und freie Mitarbeiter gelten jeweils eigene Anforderungen.
Unsere Leistungen im Überblick:
- Prüfung Ihrer bestehenden Arbeitszeitmodelle und Zeiterfassungssysteme auf Rechtskonformität
- Gestaltung und Verhandlung von Betriebsvereinbarungen zur Zeiterfassung und zur flexiblen Arbeitszeit
- Anpassung von Arbeitsverträgen, Richtlinien und Vertrauensarbeitszeitregelungen
- Beratung zu Kontroll- und Überwachungspflichten sowie zum Umgang mit Verstößen der Beschäftigten
- datenschutzrechtliche Begleitung der Systemeinführung, einschließlich Auftragsverarbeitung und Löschkonzept
- Vertretung gegenüber Aufsichtsbehörden, in Bußgeldverfahren und in Einigungsstellenverfahren
- Verteidigung in Überstunden- und Vergütungsprozessen vor dem Arbeitsgericht
- Vorbereitung auf die anstehende Novelle des Arbeitszeitgesetzes
Als Ihre Mandantschaft übernehmen wir die Korrespondenz mit dem Betriebsrat, den Behörden und den Arbeitsgerichten. Kosten und Erfolgsaussichten besprechen wir vorab, damit Sie wissen, was auf Sie zukommt. Unser Ziel ist eine praktikable Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen genügt und Ihren Betriebsablauf möglichst wenig belastet.
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Häufig gestellte Fragen: Arbeitszeiterfassung
Ab wann muss die Zeiterfassung umgesetzt sein?
Sofort. Die Pflicht besteht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 und ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Eine Übergangsfrist für die Einführung eines Systems gibt es nicht. Die im Referentenentwurf vorgesehenen Fristen betreffen ausschließlich die Umstellung auf die elektronische Form, nicht die Erfassungspflicht selbst.
Welche Informationen müssen erfasst werden?
Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, also Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden. Pauschale Eintragungen genügen nicht. Der Referentenentwurf verlangt zusätzlich die Dauer der täglichen Arbeitszeit und die Aufzeichnung noch am selben Tag. Ob leitende Angestellte erfasst werden müssen, ist bislang nicht abschließend geklärt.
Wie hat die Erfassung der Arbeitszeit zu erfolgen?
Nach geltendem Recht haben Sie einen breiten Gestaltungsspielraum, die Erfassung kann digital oder analog erfolgen. Sie können sie selbst vornehmen oder den Beschäftigten übertragen. Der Referentenentwurf sieht künftig grundsätzlich die elektronische Form vor, ohne ein bestimmtes System vorzuschreiben: Terminal, App oder Tabellenkalkulation genügen, solange die Daten elektronisch vorliegen.
Darf ich die Erfassung der Arbeitszeit an meine Mitarbeiter übertragen?
Ja, die Aufzeichnung kann delegiert werden, auch an Führungskräfte. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt jedoch bei Ihnen. Sie müssen deshalb kontrollieren, ob das System tatsächlich und korrekt genutzt wird, etwa durch Stichproben und automatische Warnhinweise bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit.
Sind Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit weiterhin zulässig?
Ja, beide Modelle bleiben möglich, auch nach dem Referentenentwurf. Die Arbeitszeit muss aber ebenfalls erfasst werden. Wenn Sie die Erfassung den Beschäftigten überlassen und auf eine inhaltliche Kontrolle verzichten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie von Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten erfahren, etwa über automatische Warnmeldungen oder stichprobenartige Auswertungen.
Gibt es Ausnahmen für bestimmte Gruppen wie den Außendienst?
Grundsätzlich ist die Arbeitszeit jeder beschäftigten Person zu erfassen, einschließlich Außendienst und mobiler Arbeit. Bei Beschäftigten ohne festen Arbeitsort zählt auch die Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden zur Arbeitszeit. Für leitende Angestellte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht, die arbeitsschutzrechtliche Erfassungspflicht ist für diese Gruppe jedoch nicht abschließend geklärt.
Wann kommt der verbindliche gesetzliche Rahmen?
Eine gesetzliche Pflicht besteht bereits über das Arbeitsschutzgesetz. Für die konkrete Ausgestaltung hat das BMAS am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er ist noch nicht in Kraft, wurde von Wirtschaftsverbänden und aus der Koalition kritisiert und muss das parlamentarische Verfahren sowie den Bundesrat durchlaufen. Mit Änderungen ist zu rechnen.
Muss ich mit einem Bußgeld rechnen, wenn ich nicht erfasse?
Das Arbeitsschutzgesetz sanktioniert die fehlende Erfassung bislang nicht unmittelbar. Die zuständige Landesbehörde kann Sie aber zur Umsetzung anordnen. Verstoßen Sie gegen die vollziehbare Anordnung, drohen nach § 25 ArbSchG Bußgelder von bis zu 30.000 Euro, auch wiederholt. Der Referentenentwurf sieht künftig einen eigenen Bußgeldtatbestand mit einem Rahmen bis 50.000 Euro vor.
Kann der Betriebsrat bei der Zeiterfassung mitbestimmen?
Beim Ob nicht: Weil eine gesetzliche Pflicht besteht, kann der Betriebsrat die Einführung nicht über ein Initiativrecht erzwingen. Genau das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden. Beim Wie besteht dagegen volle Mitbestimmung, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Systemen. Eine Betriebsvereinbarung ist deshalb der sicherste Weg.
Was ändert sich beim Arbeitszeitgesetz sonst noch?
Der Referentenentwurf verkürzt den Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit über 48 Wochenstunden von sechs auf vier Monate und streicht die Möglichkeit, die Mindestruhezeit per Tarifvertrag zu unterschreiten. Im Gegenzug soll per Tarifvertrag eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit vereinbart werden können. Bestehende Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sollten Sie deshalb frühzeitig prüfen.
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